Ein Polisi Preifatrwydd

Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn rhoi manylion am y mathau o ddata personol y byddwn ni’n eu casglu amdanoch chi pan fyddwch chi’n rhyngweithio â ni. Mae hefyd yn egluro sut byddwn yn storio ac yn trin y data hwnnw ac yn ei gadw’n ddiogel.

Rydyn ni’n gwybod bod llawer o wybodaeth yma, ond rydyn ni eisiau i chi gael gwybodaeth lawn am eich hawliau a sut mae Grŵp Llywio Canolfan Gyfraith Gogledd Cymru yn defnyddio eich data. Rydyn ni’n gobeithio y bydd yr adrannau canlynol yn ateb unrhyw gwestiynau sydd gennych. Os na fyddant yn gwneud hynny, cysylltwch â ni.

Pa fath o ddata y byddwn yn ei gasglu a sut y byddwn yn ei ddefnyddio?

Mae’r math o ddata rydyn ni’n ei gasglu yn dibynnu ar pam rydyn ni’n prosesu eich data. Rydyn ni fel arfer yn casglu eich enw a’ch manylion cyswllt.

Ffurflen gysylltu’r wefan

Os ydych chi wedi defnyddio’r ffurflen ar ein gwefan i gyflwyno ymholiad – er enghraifft, i ofyn am wirfoddoli, ymholiad cyfryngau, ymholiad cyffredinol neu i roi gwybod am broblemau gyda’r wefan – yna efallai y byddwn yn casglu eich enw cyntaf/cyfenw, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn a’ch tref agosaf, yn ogystal â manylion eich ymholiad.

Dim ond yr hyn sy’n ofynnol er mwyn darparu’r cymorth priodol i chi y byddwn yn gofyn amdano. Rydyn ni’n cofnodi nifer a math yr ymholiadau rydyn ni’n eu cael mewn perthynas â gwirfoddoli, y cyfryngau ac ymholiadau cyffredinol ar ein cronfa ddata, ac rydyn ni’n cadw’r manylion rydych chi’n eu darparu i’ch helpu gyda’ch ymholiad.

Amodau ar gyfer Prosesu Data

Nid oes gennym hawl i gadw a phrosesu eich data oni bai fod y gyfraith yn caniatáu i ni wneud hynny. Mae’r gyfraith bresennol ar ddiogelu data yn nodi nifer o wahanol resymau dros gasglu a phrosesu eich data personol. Mae’r rhain yn cynnwys:

Buddiannau dilys

Yn y rhan fwyaf o sefyllfaoedd, mae angen eich data arnom i gyflawni ein buddiannau dilys mewn ffordd y gellid yn rhesymol ei disgwyl i redeg ein busnes ac nad yw’n effeithio’n sylweddol ar eich hawliau, eich rhyddid na’ch buddiannau. Gall hyn gynnwys bodloni ein harchwilwyr ansawdd allanol neu ein rheoleiddwyr, neu adrodd yn briodol i gyllidwyr.

Cydymffurfio â’r gyfraith

Efallai y bydd angen i ni gasglu a phrosesu eich data os yw’r gyfraith yn mynnu ein bod yn gwneud hynny. Er enghraifft, gallwn rannu manylion pobl sy’n ymwneud â thwyll neu weithgarwch troseddol arall.

Cydsyniad

Mewn rhai sefyllfaoedd, gallwn gasglu a phrosesu eich data gyda’ch caniatâd chi. Er enghraifft, pan fyddwch yn anfon neges drwy ein gwefan. Wrth gasglu eich data personol, byddwn bob amser yn egluro i chi pa ddata sy’n angenrheidiol mewn cysylltiad â gwasanaeth/pwrpas penodol.

Sut rydyn ni’n diogelu eich data

Mae diogelu eich data yn bwysig iawn i ni.

Byddwn yn trin eich data’n ofalus iawn ac yn cymryd pob cam priodol i’w ddiogelu. Mae gennym bolisïau a gweithdrefnau diogelu data clir ar waith, ynghyd â rhwymedigaethau rheoleiddiol a rhwymedigaethau cyfreithiol eraill i gadw eich data’n ddiogel.

Rydyn ni’n diogelu ein system TG rhag Ymosodiadau Seiber. Mae mynediad at eich data personol wedi’i ddiogelu gan gyfrinair, ac mae data sensitif wedi’i amgryptio.

Rydyn ni’n monitro ein system yn rheolaidd ar gyfer gwendidau ac ymosodiadau posibl, ac rydyn ni’n cynnal profion treiddio er mwyn dod o hyd i ffyrdd o gryfhau diogelwch ymhellach.

Systemau TG

Mae diogelu data personol yn bwysig i Grŵp Llywio Canolfan Gyfraith Gogledd Cymru. Pan fydd Grŵp Llywio Canolfan Gyfraith Gogledd Cymru yn casglu gwybodaeth amdanoch chi, rydyn ni hefyd yn gwneud yn siŵr bod eich gwybodaeth yn cael ei diogelu rhag mynediad heb awdurdod, ac nad yw’n cael ei cholli, ei chamddefnyddio, ei ffugio, ei difa na’i datgelu. Gwneir hyn drwy fesurau technegol priodol. Er enghraifft, mae e-byst a’n ffurflenni ar-lein wedi’u hamgryptio, mae ein rhwydwaith yn cael ei ddiogelu a’i fonitro’n rheolaidd, mae dyfeisiau o bell ee ffonau symudol a gliniaduron wedi’u hamgryptio ac mae polisïau cyfrinair a system dilysu 2 gam ar waith i staff gael mynediad diogel at systemau TGCh y sefydliad. Mae ein cwmni cymorth TG yn cynnal adolygiad rheolaidd o’n diogelwch i sicrhau ein bod yn cael ein diogelu.

Staffio a Rheolaeth Fewnol

Rydyn ni’n cynnal adolygiadau rheolaidd o bwy sydd â mynediad at yr wybodaeth rydyn ni’n ei chadw, i sicrhau mai dim ond staff, gwirfoddolwyr a chontractwyr sydd wedi’u hyfforddi’n briodol sy’n gallu cael gafael ar eich gwybodaeth. Mae gan staff fynediad at wybodaeth bersonol ar sail ‘angen gwybod’, er enghraifft, dim ond i reolwyr sydd â hawliau dynodedig i weld a phrosesu’r data hwnnw y mae data sensitif iawn fel cofnodion cyflogaeth ar gael.

Am ba hyd ydyn ni’n cadw eich data personol?

Dim ond am gyn hired ag sy’n angenrheidiol ar gyfer y diben(ion) y darparwyd y data ar eu cyfer y byddwn yn cadw eich data. Ar gyfer ymholiadau, bydd hyn fel arfer 18 mis ar ôl i ni dderbyn eich ymholiad.

Beth yw’ch hawliau chi?

Mae gennych yr hawl i ofyn am y canlynol:

Mynediad at y data personol rydyn ni’n ei gadw amdanoch chi, yn rhad ac am ddim yn y rhan fwyaf o achosion.
Cywiro eich data personol pan fydd yn anghywir, yn hen neu’n anghyflawn.
Dileu eich data personol, er enghraifft pan fyddwch yn tynnu caniatâd yn ôl; neu’n gwrthwynebu ac nad oes gennym unrhyw fuddiant cyfreithlon tra phwysig; neu ar ôl i’r diben yr ydym yn dal y data ar ei gyfer ddod i ben – er nad oes yn rhaid i ni ddileu eich data lle mae’n rhaid i ni ei gadw er mwyn cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol ein hunain.
Ein bod yn rhoi’r gorau i brosesu eich data personol seiliedig ar gydsyniad ar ôl i chi dynnu’r caniatâd hwnnw’n ôl.

I ofyn am eich gwybodaeth, cysylltwch â Katherine Adams yn katherine.adams@nwlcsteering.org.uk.

Os byddwn yn dewis peidio â gweithredu eich cais, byddwn yn egluro’r rhesymau dros wrthod i chi. Er mwyn cydymffurfio â’ch cais, efallai y byddwn yn gofyn i chi gadarnhau pwy ydych chi.

Eich hawl i dynnu cydsyniad yn ôl

Pryd bynnag y byddwch wedi rhoi eich caniatâd i ni ddefnyddio eich data personol, mae gennych chi’r hawl i newid eich meddwl ar unrhyw adeg a thynnu’r caniatâd hwnnw’n ôl.

Lle rydyn ni’n dibynnu ar ein buddiant cyfreithlon

Mewn achosion lle byddwn yn prosesu eich data personol ar sail ein buddiant cyfreithlon, gallwch ofyn i ni stopio am resymau sy’n gysylltiedig â’ch sefyllfa bersonol chi. Rhaid i ni wneud hynny wedyn oni bai ein bod yn credu bod gennym reswm dilys dros barhau i brosesu eich data personol.

Y Rheoleiddiwr

Os ydych chi’n teimlo nad yw eich data wedi cael ei drin yn gywir, neu os ydych chi’n anhapus â’n hymateb i unrhyw geisiadau rydych chi wedi’u gwneud i ni ynghylch defnyddio eich data personol, mae gennych chi hawl i gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Gallwch gysylltu â nhw drwy ffonio 0303 123 1113, neu ymweld â www.ico.org.uk/concerns (bydd yn agor mewn ffenestr newydd). Sylwch na allwn fod yn gyfrifol am gynnwys gwefannau allanol.